Jeśli samodzielnie przygotowaliście swój ślub i wesele, musicie być naprawdę dumni, bo pracy jest przy tym niemało. Jednak co dalej? Czy będziecie mogli cieszyć się tym wyjątkowym dniem, pilnując jednocześnie każdego szczegółu i punktu harmonogramu przyjęcia? Koordynacja ślubu i wesela jest niezbędna, aby wszystko się udało. Może więc warto zdjąć z siebie organizacyjny stres i zatrudnić profesjonalne wsparcie?

Czym jest koordynacja ślubu i wesela?

To po prostu obecność konsultanta ślubnego podczas Waszego wydarzenia. Koordynator od rana do nocy będzie przy Was i dopilnuje, by wszystko odbyło się zgodnie ze scenariuszem. Zadba również, aby żadne niechciane wydarzenie nie zepsuło Wam tego dnia. Jeżeli zaistnieje taka konieczność, włączy się także aktywnie do działania.

Koordynacja ślubu i wesela — czy to tylko jeden dzień?

Praca wedding plannera nad koordynacją ślubu i wesela rozpoczyna się nawet około miesiąc przed wydarzeniem. Konsultant musi bowiem zapoznać się ze wszystkimi podjętymi przez Młodą Parę działaniami oraz zatrudnionymi wykonawcami. Oczywiście po przekazaniu wszelkich informacji i kontaktów oraz poinformowaniu wykonawców o zatrudnieniu konsultanta.

Już poza Młodą Parą ustalane są szczegóły i zasady współpracy. 

Jak wygląda koordynacja ślubu i wesela?

Aby wszystko w tym dniu funkcjonowało jak w szwajcarskim zegarku, konsultant przygotowuje scenariusz całego dnia, który, po uzgodnieniu z Parą rozsyła do wykonawców.  Scenariusz zawiera takie informacje, jak data, czas i miejsce wykonania danej czynności. Jest również w razie potrzeby na bieżąco modyfikowany przez konsultanta w porozumieniu z Młodą Parą.

Co dokładnie należy do obowiązków koordynatora?

Podstawę pracy konsultanta stanowi:

• przygotowanie scenariusza Dnia Ślubu;
• dopilnowanie przygotowań przed ceremonią w Kościele/USC oraz w miejscu przyjęcia weselnego;
• nadzór nad podwykonawcami przez cały dzień, aż do zakończenia uroczystości;
• rozwiązywanie bieżących spraw organizacyjno-logistycznych;
• nadzorowanie demontażu dekoracji;
• rozliczenia z lokalem, podwykonawcami itd.

Dodatkowo koordynator bardzo często uczestniczy bezpośrednio w przygotowaniach do ślubu. Może Cię zaskoczę, ale zdarza się, że pomagają nawet w ustawianiu stołów, prasują pokrowce i obrusy, czy rozrzucają płatki w kościele. Przede wszystkim jednak czuwają nad całym przebiegiem uroczystości.

Wszystko się może zdarzyć

Oczywiście nikt nie zakłada, że coś na Waszym weselu pójdzie nie tak. Życie jednak pisze różne scenariusze. Słyszałam o sytuacji, kiedy trzy godziny przed rozpoczęciem wesela zamówiony DJ miał stłuczkę samochodową i jego terminowe przybycie wisiało na włosku. Pamiętaj, że wcześniej musi on dowieźć, wnieść i podłączyć cały sprzęt! 

Co zrobił konsultant?

Po upewnieniu się, że DJ jest w stanie dojechać samochodem zastępczym, szybko zorganizował grupę kilku panów, którzy pomogli wcześniej przygotować miejsce. Kolejno wspólnie błyskawicznie przenieśli i podłączyli cały sprzęt. Mało tego — aby goście nie zauważyli zamieszania, konsultant wysłał ich na wspólne zdjęcia z Młodą Parą, dzięki czemu zyskali nieco czasu. W całą akcję zostali zaangażowani byli  również kierowcy, którzy mieli jechać jak najwolniej. Gdy Para Młoda wraz z gośćmi dotarła z kościoła na miejsce wesela, wszystko było gotowe i nikt nawet nie podejrzewał, jakie sceny miały tam miejsce dosłownie przed chwilą. 

Jestem przekonana, że bez pracy koordynatora tak dobrze by się nie skończyło!

Ciężko wyobrazić sobie ślub i wesele bez koordynacji. To, że całość jest zorganizowana, jak należy i wszyscy wiedzą, co mają robić, zapewnia Młodej Parze i gościom spokój, brak zmartwień oraz stresu. Dzień ślubu jest bardzo specjalnym wydarzeniem, często najważniejszym w życiu, gwarancja spokoju jest wówczas na wagę złota.